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Dieser Truck enthält überraschende innere Werte. Foto: Arvato/Bertelsmann

Halver. Schneller, effizienter, kostengünstiger und vor allem platzsparender: Ein papierloses Büro hat viele Vorteile. Doch wie können Unternehmen, Behörden, Vereine und viele mehr ihre Aktenberge digitalisieren und die Daten in ein virtuelles Archiv verschieben, damit diese rechtssicher und dauerhaft sicher und auffindbar sind? Die Lösung bietet das Halveraner Unternehmen progressorg. Mit 450 PS sind die Macher unterwegs in die digitale Zukunft und machen am Montag, 25. Februar, am Kulturbahnhof Halt.

Truck mit inneren Werten

Er ist 16 Meter lang, 24 Tonnen schwer und hat 450 PS: Die inneren Werte des Arvato-ScanTrucks, dem ersten mobilen Digitalisierungsservice Deutschlands, überzeugen aber noch mehr. Elf Arbeitsplätze stehen für die Vorbereitung und Digitalisierung der Akten zur Verfügung, die Hochleistungsscanner verarbeiten bis zu 100.000 A4-Seiten täglich. „Viele Unternehmen wollen Dokumente digitalisieren. Sie wollen aber nicht, dass diese das Firmengelände verlassen“, erklärt Dominik Mieth. Der Geschäftsführer der progressorg führt aus: „Mit dem ScanTruck bieten wir, in Kooperation mit Arvato, Behörden, Unternehmen, Archiven und vielen anderen eine Lösung, mit der wertvolle und vertrauliche Unterlagen professionell und schnell digitalisiert werden, ohne dass die Akten das Firmengelände verlassen.“

Digitale Archive bieten Unternehmen und Behörden viele Vorteile. Dokumente können gezielt und schnell durchsucht oder effizient sortiert werden. „Wichtige Infos können so schnell mit ein paar Klicks oder durch Suchbegriffe gefunden werden – dafür müssen nicht mehr unzählige Ordner durchgewälzt werden“, sagt Mieth. Weitere Vorteile: Das komplette Archiv findet Platz auf einem kompakten Speichermedium. Zugriffsrechte werden vergeben, wodurch gesteuert werden kann, welcher Mitarbeiter welche Bereiche des Archives einsehen kann.

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Schnell und sicher teilen

Dokumente können schnell, aber dennoch sicher, mit anderen Partnern geteilt werden. „Dadurch werden die Wege deutlich verkürzt. Dokumente können etwa dem Steuerberater schnell bereitgestellt werden“, sagt Mirco Schmale, Partner bei Schmale & Raabe Steuerberater. Die digitale Archivierung bietet aber noch wesentlich mehr Vorteile – für Unternehmen ist diese deutlich kostengünstiger, da die Vorhaltung von Lagerräumen, Regalen und Aktenordnern entfällt. In einem Datenmanagement können neue digitale Unterlagen hinzugefügt werden. Das erspart etwa das Ausdrucken und Abheften von E-Mails. Das System erfüllt dabei alle Anforderungen an Effizienz, Compliance und Datenschutz. Im Bereich Rechtssicherheit berät bei progressorg Rechtsanwalt Markus Knuth, Partner bei Altrogge Rechtsanwälte und Notare.

Informationsfluss optimieren

Kurz gesagt: Mit einem digitalen Archiv können Unternehmen ihren Informationsfluss optimieren und damit ihren Kundenservice verbessern. Komplette Archive werden in wenigen Tagen digitalisiert und die Grundlagen für ein effizientes Dokumentenmanagement gelegt. Die digitalen Dokumente können in jedem gängigen Format übergeben werden, zum Beispiel als PDF/A oder TIFF. So werden aus unübersichtlichen Aktenbergen ganz einfach zukunftsfähige Daten.

Wie der Start in eine papierlose Zukunft aussieht, können sich Interessierte direkt im ScanTruck anschauen. Der Truck macht am Montag, 25. Februar, in der Zeit von 12.00 bis 16.00 Uhr vor dem Kulturbahnhof (Bahnhofstraße 19) Halt. Für eine bessere Planbarkeit werden Anmeldungen erbeten (auch ohne ist ein Besuch möglich):  www.progressorg.de/scantruck

Rückfragen sind telefonisch unter 0 23 53 / 90 96 31 möglich.

Über progressorg: Das Halveraner Unternehmen progressorg GmbH wurde 2018 gegründet und besteht aus einem Team aus Datenschutz-, IT-, Steuer- und Rechts-Experten. Das Unternehmen beschäftigt sich inhaltlich mit allen Fragen rund um Datenschutz, Schulungen, Verfahrensdokumentationen, Digitalisierung, Prozessberatung, steuerliche sowie rechtliche Fragen. Weitere Infos unter: www.progressorg.de

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