Meterweise Akten in den Regalen der Ratsmitglieder - das gehört bald der Vergangenheit an.

Meinerzhagen. Der Rat der Stadt Meinerzhagen setzt in seiner Arbeit künftig auf digitale Prozesse. In ihrer Sitzung am Montag stimmten die Ratsmitglieder einstimmig für den umfassenden Einsatz des digitalen Ratsinformationssystems und sprachen sich damit eindeutig für die Umstellung von Papier auf Daten aus: Künftig werden alle Sitzungsunterlagen den teilnehmenden Ratsmitgliedern sowie sachkundigen Bürgerinnen und Bürgern ausschließlich in digitaler Form zur Verfügung gestellt.

Bereits seit 2011 arbeitet die Stadtverwaltung intern mit dem digitalen Ratsinformationssystem und hat seine Nutzung seitdem schrittweise ausgebaut. Die Erfahrungen waren durchweg positiv: Allein die Bereitstellung der öffentlichen Sitzungsunterlagen im Netz führte schon zu vereinfachten und effizienteren Prozessen. „Unterlagen stehen allen Beteiligten zeitnah, vollständig und übersichtlich zur Verfügung, und auch eigene Recherchen, die Aktenführung und Archivierung sind digital deutlich leichter durchzuführen als in umfangreichen Papierunterlagen“, erläutert Helmut Klose, Fachbereich Zentrale Dienste, die Vorteile.

Sechsmonatige Testphase erfolgreich

Inzwischen hält das Ratsinformationssystem sämtliche Unterlagen für den Rat bereit. Eine sechsmonatige Testphase hat nun den Erfolg der neuen, digitalen Ratsarbeit auch in der umfassenden Version erwiesen, so dass der Rat diese innovative Arbeitsweise ab sofort in ganzem Umfang nutzen will. Entsprechend muss der Rat in der seiner kommenden Sitzung die Anpassung der Geschäftsordnung dahingehend beschließen, dass Einladungen sowie alle weiteren Unterlagen künftig nur noch in digitaler Form versandt werden.

Kostensparend und umweltschonend

Mit der Umstellung optimiert die Stadt Meinerzhagen nicht nur ihre Prozesse, sondern auch ihre Kostenstruktur. Entsprechende Vergleichsrechnungen weisen eine jährliche Einsparung von rund 3000 Euro auf. Durch den Verzicht auf Papier und Druck leistet die Stadt Meinerzhagen einen Beitrag zur Umweltverträglichkeit. Vor allem aber setzt die Stadt auf ein innovatives Dokumentenmanagement und neue Formen der Zusammenarbeit. „Wir lassen uns nun ganz auf die Arbeitsweise der Zukunft ein und können so das gesamte virtuelle Potenzial nutzen“, fasst Bürgermeister Jan Nesselrath zusammen. „Natürlich bedeutet die Einführung digitaler Ratsarbeit für viele eine gewisse Umstellung. Umso wichtiger ist daher das deutliche Votum, mit dem die Entscheidung im Rat gefallen ist.“

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